Réglementation

Les accueils collectifs de mineurs sont soumis à l’obligation de déclaration. La déclaration est réalisée par l’organisateur de l’accueil, auprès du service départemental à la jeunesse, à l’engagement et aux sports (SDJES) du département d’implantation de l’organisateur.

A quoi sert la réglementation ? 

Ces déclarations permettent aux services de l’état compétents d’assurer leur mission de protection des mineurs accueillis hors du domicile parental à l’occasion des vacances scolaires, des congés professionnels ou des loisirs (L227-1 et 4 du CASF).

En effet, les informations communiquées lors des déclarations permettent aux SDJES de s’assurer que les conditions d’accueils sont conformes à la réglementation, et d’alerter le cas échéant les organisateurs lorsque les conditions ne sont pas réunies (équipe d’encadrement insuffisante, problèmes de qualification ou d’honorabilité des intervenants, capacité d’accueil des locaux dépassée…).

La réglementation n’est pas figée, elle s’adapte aux besoins et aux évolutions de la société, elle fixe un cadre, à l’intérieur duquel peut se définir un espace de liberté pour les équipes éducatives. Avant d’être une contrainte, la réglementation est avant tout une protection, pour les enfants mais aussi pour les animateurs, dont la première mission est de veiller sur les enfants qui leur sont confiés en assurant leur sécurité. Tout n’est pas réglementé, la loi ne peut pas prévoir toutes les situations particulières auxquelles un animateur ou un directeur peuvent être confrontés. Mais l’absence de réglementation ne veut pas dire interdiction. Aux équipes éducatives de terrain de réfléchir et de s’inscrire dans l’esprit de la réglementation pour faire les choix qui semblent les plus justes et pertinents pour assurer la sécurité des mineurs.

La déclaration des accueils

Un accueil périscolaire se déclare en une seule étape au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil au moyen d’une fiche unique de déclaration (arrêté du 3 novembre 2014). Il est conseillé de déclarer au plus tard 9 voire 10 jours avant le début de l’accueil.

Concernant les accueils de loisirs périscolaires organisés dans le cadre d’un PEDT, la case PEDT est cochée par le SDJES lors du visa et dès que le projet éducatif de territoire est validé par la Préfecture, la Direction des services départementaux de l’éducation nationale et la CAF.

La procédure de déclaration des autres catégories d’accueil (extrascolaire, jeunes, activités accessoires, séjours de vacances, séjours courts) comporte deux temps :

• 1er temps : 2 mois avant le début de l’accueil, renseignement d’une fiche initiale de déclaration qui constitue un état prévisionnel. L’organisateur porte à la connaissance de l’administration sa volonté d’organiser un accueil à une période déterminée. Possibilité de déposer une déclaration triennale valable 3 ans.
• 2ème temps : au moins 8 jours avant le début de l’accueil, renseignement d’une fiche complémentaire prenant en compte les effectifs réels accueillis, et mentionnant la liste des personnes encadrant les mineurs. Il est conseillé de déposer 9 voire 10 jours avant le début de l’accueil. Particularité pour les activités accessoires : possibilité de déposer la fiche complémentaire au plus tard 2 jours ouvrables avant le début de l’activité avec hébergement.

Concernant les séjours spécifiques, les séjours sportifs, linguistiques, artistiques et culturels ainsi que les rencontres européennes de jeunes doivent être déclarés selon les modalités suivantes :

• Fiche Initiale de déclaration à déposer 2 mois avant la date prévue du début du séjour.
• les séjours sportifs et artistiques et culturels sont déclarés au titre de l’année scolaire ;
• la période couverte expire la veille du premier jour de l’année scolaire suivante.
• la fiche complémentaire est renseignée : un mois avant le début de chaque accueil avec hébergement d’une durée > 3 nuits organisé pendant les vacances scolaires, tous les 3 mois et au plus tard 2 jours ouvrables avant le début de chaque trimestre pour les autres accueils.

Pour déclarer les chantiers de bénévoles :

• Fiche Initiale de déclaration à déposer 2 mois avant la date prévue du début du séjour.
• La fiche complémentaire est renseignée : un mois avant le début de chaque accueil avec hébergement d’une durée > 3 nuits organisé pendant les vacances scolaires, tous les 3 mois et au plus tard 2 jours ouvrables avant le début de chaque trimestre pour les autres accueils.

Concernant les accueils de scoutisme :

• Fiche initiale de déclaration au titre de l’année scolaire, 2 mois avant la date prévue du premier accueil ;
• la fiche complémentaire est renseignée :
  – 8 jours avant le début du premier accueil de l’année scolaire,
  – Tous les 3 mois et au plus tard 2 jours ouvrables avant le début de chaque trimestre,
  – un mois avant le début de chaque séjour de plus de 3 nuits, organisé pendant les vacances scolaires.

Un accusé de réception est téléchargeable à réception de la Fiche Initiale et un récépissé à réception de la fiche complémentaire. Attention, le récépissé reste “figé” avec les informations communiquées lors du premier dépôt de la déclaration, et ne prend pas en compte des modifications apportées ultérieurement. Le récépissé confirme l’effectivité de votre dépôt, mais ne présume pas le respect de la réglementation.

Les informations à renseigner :

• Concernant chaque membre de l’équipe d’encadrement : nom d’usage et de naissance, date et lieu de naissance, diplôme, qualité, dates de début et fin d’intervention. Attention à bien renseigner les intervenants conformément à une pièce officielle d’identité, en cas d’erreur, une AIA (Aucune Identité Applicable) est générée et bloque le visa des fiches.
• Concernant l’effectif des enfants : le nombre à indiquer est l’effectif maximal d’enfants au cours d’une même journée de la période.

La télédéclaration :

La Télé procédure des Accueils de Mineurs (Tam) permet aux organisateurs d’effectuer la saisie et le suivi des actes de gestion liés aux déclarations d’accueils de mineurs. Elle dispense ainsi de l’envoi des formulaires papier et donne accès, pour l’organisateur, à un ensemble d’informations, en ligne, facilitant le suivi administratif des accueils.  https://tam.extranet.jeunesse-sports.gouv.fr/. Les Caisses d’Allocations Familiales disposent d’un accès fonctionnel et restreint à l’application de gestion TAM GAM.