Réglementation

Définis par arrêté du 01 août 2006, les séjours artistiques et culturels sont les séjours organisés par une école de musique, de danse ou de théâtre relevant de l’État, d’une collectivité territoriale ou d’une association, réalisés dans la continuité de l’activité assurée tout au long de l’année et intégrés, à ce titre, dans le projet annuel, accueillant hors du domicile familial collectivement au moins 7 mineurs âgés de 6 ans ou plus, pour une nuit ou plus.

Sont exclus les séjours ayant pour dominante les arts plastiques, l’écriture, la photo ou le cinéma, même si le caractère artistique et culturel est le fondement de ces activités. Ces séjours sont à déclarer en tant que séjour de vacances ou séjour court. Les séjours organisés par des établissements à vocation commerciale (école de danse par exemple) sont également exclus. Ils seront déclarés en séjours de vacances ou séjours courts. Les regroupements exceptionnels de masse à caractère culturel (festival, …) ne sont pas soumis à déclaration.

Déclaration préalable

Arrêté du 03 novembre 2014 relatif à la déclaration préalable des ACM. Tout organisateur d’accueil avec hébergement dépose la fiche initiale deux mois au moins avant la date prévue pour le début du séjour. Il adresse au plus tard huit jours avant le début du séjour une fiche complémentaire.

Les organisateurs qui organisent régulièrement des séjours, peuvent également avoir recours à une procédure annuelle de déclaration (art 2 de l’arrêté de 2006) qui se caractérise par la procédure suivante :

• Dépôt d’une fiche initiale 2 mois avant la date du 1er accueil
• Au plus tard un mois avant le début de chaque accueil pour les séjours d’une durée supérieure à trois nuits consécutives organisés pendant les vacances scolaires ;
• Tous les trois mois et au plus tard deux jours ouvrables avant le début du trimestre considéré pour les séjours d’une durée de 3 nuits et moins.

Qualifications et taux d’encadrement

• Une personne majeure est désignée par l’organisateur comme directeur du séjour ;
• L’effectif de l’encadrement ne peut être inférieur à deux personnes et toutes les personnes participant à l’encadrement (y compris les bénévoles) sont déclarées sur la fiche complémentaire.
• Les conditions de qualification et le taux de l’encadrement sont ceux prévus par les normes ou la réglementation relative à l’activité principale du séjour.

Obligations de l’organisateur

L’organisateur est tenu de souscrire un contrat d’assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile, ainsi que de celle de ses préposés (rémunérés ou non) et des participants aux activités qu’il propose. Les assurés sont tiers entre eux (L227-5).

Cette assurance doit être prise en charge par l’assurance de l’organisme, contractée pour les activités habituelles. Il appartient à l’organisateur de vérifier que l’organisation d’un séjour est bien incluse dans les garanties souscrites.

L’organisateur est également tenu d’informer les responsables légaux des mineurs concernés de leur intérêt à souscrire un contrat d’assurance de personnes couvrant les dommages corporels auxquels peuvent les exposer les activités auxquels ils participent (L227-5).

L’admission d’un mineur est subordonnée à la production d’un document attestant qu’il a satisfait aux obligations fixées par la législation relative aux vaccinations. Elle est également soumise à la fourniture par les responsables légaux du mineur de renseignements d’ordre médical. Ce document est adressé à l’organisateur de l’accueil ou à son représentant qui s’assure du respect de la confidentialité des informations (R 227-7)

Les personnes qui participent doivent produire, avant leur entrée en fonction, un document attestant qu’elles ont satisfait aux obligations légales en matière de vaccination (en l’occurrence le DT-Polio).

L’organisateur met à la disposition du directeur de l’accueil et de son équipe des moyens de communication permettant d’alerter rapidement les secours et la liste des personnes et organismes susceptibles d’intervenir en cas d’urgence.

Le projet éducatif définit les objectifs de l’action éducative des personnes qui assurent la direction ou l’animation des accueils et précise les mesures prises par la personne physique ou morale organisant l’accueil pour être informée des conditions de déroulement de celui-ci. Les personnes qui assurent la direction ou l’animation de l’un de ces accueils prennent connaissance du projet éducatif avant leur entrée en fonctions. Elles sont informées des moyens matériels et financiers mis à leur disposition (R 227-24).

L’organisateur est tenu de s’assurer de la mise en œuvre du projet éducatif, dans les conditions que le directeur du séjour définit dans un document (projet pédagogique), élaboré en concertation avec les personnes qui assurent l’animation de ce séjour (R 227-25).

Le projet éducatif et le projet pédagogique sont communiqués aux représentants légaux des mineurs avant l’accueil de ces derniers, ainsi qu’aux agents du SDJES quand ceux-ci le demandent et lors d’un contrôle.

Déclaration et conditions : voir page dédiée https://acm-cvl.fr/reglementation/declarer-ses-accueils/

Obligations concernant l’hébergement

Le local d’hébergement doit avoir été préalablement déclaré par son gestionnaire auprès du SDJES du département d’implantation. L’organisateur de séjour fait figurer le numéro du local concerné sur chaque déclaration.

La pratique du camping (tentes, mobile-homes de moins de 7 personnes, yourte de moins de 7 personnes) n’est pas soumise à l’obligation de déclaration de local (cocher “déclaration hors local” dans TAM) et inscrire l’adresse précise du campement sur TAM.

Les séjours doivent disposer de lieux d’activités adaptés aux conditions climatiques. En matière de restauration, ils doivent respecter les conditions d’hygiène conformes à la réglementation en vigueur. Lorsque ces séjours sont organisés dans des bâtiments, ceux-ci doivent satisfaire aux conditions techniques d’hygiène et de sécurité requises, notamment par les règles de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public, par les règles générales de construction et par le règlement sanitaire départemental en vigueur (R227-5).

Les séjours doivent être organisés de façon à permettre aux filles et aux garçons âgés de plus de six ans de dormir dans des lieux séparés. Chaque mineur hébergé doit disposer d’un moyen de couchage individuel. L’hébergement des personnes qui assurent la direction ou l’animation de ces séjours doit permettre les meilleures conditions de sécurité des mineurs. Ces séjours doivent disposer d’un lieu permettant d’isoler les malades (R227-6).