Réglementation

SIAM (système d’information relatif aux accueils collectifs de mineurs)

Les informations saisies dans TAM, sont utilisées pour de multiples contrôles locaux, régionaux et nationaux (B2, prestations CAF, autorisation PMI, capacités d’accueil ERP, stages pratiques, dérogation pour entrée en Bafd, attestation d’expériences,…). Les organisateurs et directeurs doivent s’assurer de l’exactitude des renseignements inscrits avant la fin de chaque période de fonctionnement.

Sur la page d’accueil de TAM, une liste déroulante vous permet de choisir l’exercice de l’accueil : 2022-2023, 2023-2024… Attention à bien choisir l’exercice voulu pour faire apparaître les déclarations recherchées.

Accueil de loisirs extrascolaire

La déclaration est en deux étapes : une fiche initiale (FI) et une fiche complémentaire. (FC)

La validité de la fiche initiale est de 3 exercices scolaires. Lors de la sélection des périodes, cocher “triennalisation”. La fiche initiale doit être déposée 2 mois avant le début du premier accueil. La fiche complémentaire (FC) doit être complétée impérativement 8 jours avant le début de l’accueil mais doit être mis à jour jusqu’au jour suivant la fin de la période. Les 8 jours correspondent au délai réglementaire, mais il est conseillé de déposer 9 voire 10 jours avant le début de l’accueil au plus tard, afin de prendre en compte les we et éviter tout problème de dépôt “hors délai”, qui oblige à solliciter le SDJES pour une dérogation au délai de dépôt.

Accueil de loisirs périscolaire

La déclaration est en une seule étape : la fiche unique de déclaration regroupe les informations de la fiche initiale et de la fiche complémentaire. Elle doit être déposée impérativement 9 jours avant le début de l’accueil mais doit être mis à jour jusqu’au jour suivant la fin de la période. Sa validité est d’une année scolaire.

Sélectionner un local existant

Avec ou sans hébergement, vous devez sélectionner un local existant dans la liste des locaux.

Pour les accueils sans hébergement (sauf pour les accueils de scoutisme ou de jeunes pour lesquels il n’y a qu’un simple point de rendez-vous), il convient de choisir “Création d’un accueil sans hébergement, déclaration avec local”. Par défaut, le code postal proposé dans la partie sélection correspond à celui de l’organisateur. Si le local n’est pas déjà enregistré, veuillez inviter le gestionnaire du local à se rapprocher du SDJES (le plus possible en amont du 1er accueil) afin de faire enregistrer son local.

Pour les accueils avec hébergement (séjours de vacances, séjours courts, séjours spécifiques), un local d’hébergement en dur préalablement déclaré par l’exploitant du lieu est obligatoire (sauf pour les camps sous toile). Il convient de choisir : Création d’un accueil avec hébergement, modalités : « Fixe avec numéro de local ». Indiquer le département d’accueil et le code postal de la ville de séjour, puis rechercher dans la liste. Si le local n’est pas enregistré, vous devez en choisir un autre pour votre séjour, ou bien demander au gestionnaire du local de le déclarer auprès du SDJES de son département d’implantation.

Saisie des intervenants

La saisie des intervenants est effectuée dans TAM, quel que soit le type d’accueil. Vous devez préciser les dates d’arrivée et de départ de chaque animateur ainsi que sa fonction (ces précisions sont indispensables pour la validation des stages pratiques). Les intervenants peuvent être dupliqués pour ajuster les dates non contigües ou modifier les fonctions au cours d’une même période.

AIA – Aucune Identité Applicable

Chaque intervenant doit faire l’objet d’une fiche “intervenant” renseignée conformément à l’état civil officiel (carte d’identité, passeport, acte de naissance…). Lorsqu’un intervenant est ajouté sur une fiche unique ou complémentaire, une vérification automatique des bulletins n°2 de casier judiciaire est effectuée à partir de TAM. Les erreurs d’identité sont notées « AIA ».

Plus d’informations sur les contrôles d’honorabilité sur notre page dédiée.

Saisie d’une activité accessoire avec hébergement

Pour ajouter un mini camp associé à un accueil de loisirs, vous devez sélectionner la fiche initiale puis en haut du bloc “Fiches complémentaires”, et enfin cliquer sur l’icône “Ajouter une activité accessoire”.

Attention à sélectionner le bon département et la commune dans la liste (ainsi que le local s’il s’agit « d’un hébergement en dur »).

Tout intervenant participant à l’encadrement d’une activité accessoire doit être déclaré sur la fiche complémentaire de la période de référence, afin de permettre les contrôles d’honorabilité en amont du séjour.

Le pavé Mes Alertes

Pour accéder rapidement à vos déclaration en cours, utiliser le pavé “Mes alertes”. Ce pavé permet d’identifier rapidement le statut des déclarations au croisement des lignes et des colonnes. Un clic sur les chiffres indiqués dans chaque catégorie renvoie vers la liste des déclarations concernées.

Effectifs d’enfants

Le nombre à indiquer est l’effectif maximal d’enfants simultanément accueillis au cours de l’année scolaire.

Accusé de réception / récépissé

Un accusé de réception est téléchargeable à réception de la Fiche Initiale et un récépissé à réception de la fiche complémentaire. Attention, le récépissé reste “figé” avec les informations communiquées lors du premier dépôt de la déclaration, et ne prend pas en compte des modifications apportées ultérieurement. Le récépissé confirme l’effectivité de votre dépôt, mais ne présume pas le respect de la réglementation.

Outils à disposition …    

Une calculette pour vérifier effectif et qualification des intervenants est à votre disposition en haut à droite de chaque page de l’application TAM.